Email datang dengan tidak sedikit janji yang mayoritas dikirim: menghubungkan orang-orang jauh, mengurangi ongkos dari pengiriman, memungkinkan kegiatan yang tidak sinkron, dan menambah kecepatan komunikasi.
Tapi, seperti tidak sedikit hal, kami kesudahannya mendorongnya agak terlampau jauh.
Ok, barangkali terlalu jauh.
Kami sekarang memakai email untuk meregistrasi ke layanan, mengerjakan percakapan panjang, menerima kupon, diperbarui, memberi tahu seseorang bahwa kami marah, memberi tahu seluruh orang mengenai pesta ulang tahun Madeline, menyimpan tiket pesawat, dan menandai tugas yang mesti dilakukan.
Singkatnya, kami berlebihan email. Dan tersebut telah membuat jebakan untuk kegiatan nyata yang seharusnya anda lakukan.
Email tidak berfungsi
Email sudah menjadi unsur sentral dari kegiatan kami sampai-sampai tindakan kesatu untuk banyak orang saat mereka mulai 'bekerja' ialah menjalankan email mereka.
Masalahnya ialah email tersebut tidak berfungsi. Email ialah komunikasi tentang kegiatan – dan tidak sedikit hal lainnya juga. Tetapi entah bagaimana, andai kita menguras setengah hari melewati semua email yang kami terima dan membalas sejumlah dari mereka, kami merasa kami telah menuntaskan sesuatu.
Tapi apa yang bakal Anda katakan andai Anda menyaksikan seseorang berdiri di sekitar kotak masuk jasmani mereka di ruang surat di kantor sekitar setengah hari? Atau bagaimana dengan orang yang bangun guna memeriksanya masing-masing tiga puluh menit, melulu untuk menguras sebagian besar waktunya di sana?
Anda menyaksikan mereka memilah-milah surat, tertawa pelan, dan membuang tidak sedikit surat ke lokasi sampah. Anehnya, kita bertanya, "Apa yang anda lakukan?"
"Kerja."
"Apakah anda bekerja di ruang surat sekarang?"
"Tidak, aku hanya berjuang membersihkan kotak masukku."
Email ialah gangguan
Terlepas dari suntikan dopamin itu, kita dapat saat Anda menyaksikan pesan baru masuk ke kotak masuk kami, menguras waktu ekstra dalam surel sama sekali tidak menolong Anda. Ini gangguan.
Jika kita mengelola orang yang terdapat di atas meja mereka dan di ruang surat masing-masing tiga puluh menit, Anda bakal memberi tahu mereka guna menemukan teknik untuk konsentrasi pada kegiatan mereka. Banyak dari anda memperlakukan email dengan teknik ini. Kami mendapatkan pengumuman dan buzzer dan angka merah terang yang hadir setiap kali pesan baru masuk.
Dan unsur terburuknya ialah kita telah mengajar diri kita guna percaya bahwa mengecek email ialah pekerjaan kita. Begitu tidak sedikit sehingga tidak sedikit dari anda terjebak dalam perangkap. Kami pergi ke kantor dan menghabiskan sejumlah jam memilah-milah dan menanggapi email, satu atau dua jam guna rapat, dan kami mempunyai sedikit masa-masa tersisa untuk kegiatan yang sebetulnya harus kami lakukan. Kami meninggalkan hari tidak mencapai tidak sedikit dan kegiatan kami terjebak dalam perangkap.
Gunakan email guna apa itu
Email masih memegang tempat urgen di ruang kerja, laksana ruang surat dulu. Namun, ini melulu efektif saat Anda memberi batas pemakaiannya guna apa yang dimaksudkan.
Sama laksana surat fisik, email sangat baik ditata untuk komunikasi formal dengan orang-orang di luar kantor Anda.
Ketika kami mengupayakan menggunakan email guna melacak pembicaraan panjang, mengelola proses, menata proyek, menyimpan tanda terima, atau menata pengingat, kami menyalahgunakan perangkat dan membuka kegiatan kami guna kekacauan.
Kalau tidak, pakai sesuatu yang lain
Berikut ialah beberapa pilihan yang mesti kita pertimbangkan untuk meminimalisir pemakaian email di dekat kantor dan menerbitkan pekerjaan kita dari perangkap email.
Aplikasi olahpesan. Untuk pembicaraan cepat (dan bahkan panjang), alih-alih memungut email untuk seseorang, kerjakan percakapan di software pesan khusus. Aplikasi olahpesan memungkinkan lebih tidak sedikit akses instan ke orang-orang dan meminimalisir urgensi yang dibutuhkan untuk mengecek email kita sepanjang hari.
Manajemen proses. Komunikasi seputar proses standar rutin jangan terjadi dalam email. Ambil masa-masa luang manajemen misalnya. Daripada mengirim email ke manajer kita yang barangkali tersesat salah satu lautan komunikasi lainnya, pakai alat manajemen proses eksklusif yang bakal dengan cepat merutekan informasi yang dibutuhkan ke mana ia mesti pergi. Standar, proses yang dapat ditebak dapat dijalankan melewati alat otomatisasi proses yang efisien.
Manajemen proyek. Proyek seringkali adalahperistiwa satu kali yang membutuhkan tidak sedikit koordinasi. Email mencekam dalam koordinasi. Anda hendak menggunakan perangkat manajemen proyek laksana papan bergaya kanban di mana tidak sedikit anggota kesebelasan dapat menyaksikan apa yang terjadi secara instan dan bagaimana bekerjasama dengan lebih baik.
Manajemen tugas. Banyak orang akan memerankan atau meninggalkan pesan di kotak masuk mereka yang mesti mereka selesaikan nanti. Namun, email bukanlah teknik yang baik untuk menata dan memprioritaskan tugas yang butuh Anda lakukan. Dengan memakai alat manajemen tugas khusus, Anda bisa lebih konsentrasi pada item prioritas tertinggi dan tidak tidak mempedulikan efisiensi kita bergantung pada email berikutnya yang masuk ke kotak masuk Anda.
EmoticonEmoticon