Dalam proyek pengelolaan kegiatan saya, saya menghabiskan tidak sedikit waktu bekerjasama dengan vendor. Sebagai perusahaan IT kecil dengan tidak cukup dari 50 karyawan, perlu mengerjakan outsourcing pekerjaan. Baik atau buruk, tidak mungkin untuk perusahaan kami guna mempunyai semua kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menuntaskan pekerjaan kami. Misalnya, kami baru-baru ini mengenalkan proyek guna membuat software seluler, dan kami tidak mempunyai sumber daya internal guna menyelesaikannya. Jadi, kami mesti menggali perusahaan eksternal untuk menggarap proyek ini.
Mengenal Vendor
Kesalahan besar yang kami buat sekitar proses pengadaan bergerak terlampau cepat. Dalam satu kasus, kami mempekerjakan seorang desainer grafis yang ditempatkan di Eropa yang mengklaim bahwa ia dapat menciptakan materi pemasaran guna membantu membina merek perusahaan kami. Dia meminta pembayaran di muka, yang kami kerjakan segera. Setelah persyaratan diberikan, dia perlu sekitar satu minggu guna merespons. Setelah seminggu, dia gagal mengerjakan pekerjaan apa pun. Alih-alih, dia mempunyai lebih tidak sedikit pertanyaan mengenai persyaratan, dan dia melafalkan bahwa itu ialah tugas kami guna memberi tahu dia apa yang dibutuhkan. Meskipun saya setuju bahwa kami mesti mempunyai spesifikasi yang jelas, kami pun mengharapkan kontraktor memiliki kemahiran di bidangnya. Setelah selama satu bulan kinerja buruk, kami menyimpulkan untuk menyimpulkan hubungan dengan orang ini. Dia menanggapi sejumlah minggu lantas meminta lebih tidak sedikit uang, dan bahkan menakut-nakuti akan mengemukakan gugatan.
Menugaskan Manajer Proyek guna Menangani Tanggung Jawab Pengawasan
Sementara pekerjaan dilaksanakan oleh perusahaan eksternal, pembeli mesti meyakinkan bahwa seseorang mengelola kontrak. Saya merekomendasikan bahwa seorang manajer proyek memantau pekerjaan. Individu ini bakal meyakinkan persyaratannya jelas. Di samping itu, urgen untuk melacak data kinerja kerja berhubungan dengan anggaran, jadwal, dan ruang lingkup. Manajer proyek meninjau kemajuan, dan menyerahkan panduan bila perlu. Mengingat bahwa vendor tersebut eksternal dari perusahaan, gampang untuk melupakan kegiatan yang mereka lakukan. Jika komunikasi tidak memadai, perusahaan outsourcing barangkali berhenti mengerjakan pekerjaan. Mereka bakal mendapat kesan bahwa proyek tersebut tidak mendesak.
Cari Presentasi Tonggak Sejarah
Untuk meyakinkan kegiatan berjalan cocok rencana, perusahaan mesti menggali pembaruan yang sering. Misalnya, saya seringkali meminta demo sesudah tonggak pencapaian. Ini memungkinkan saya sebagai pelanggan untuk menyerahkan umpan balik di sepanjang jalan. Dengan memungut pendekatan ini, produk akhir, layanan, atau hasil lebih barangkali untuk mengisi harapan. Rapat-rapat ini dapat diselenggarakan secara virtual dengan memakai Adobe Connect, Skype, WebEx, dan sebagainya. Saya pun mendesak kesebelasan saya guna sering menyelenggarakan pertemuan untuk membicarakan masalah dan peluang. Kumpul-kumpul ini dapat sekitar 15 menit atau lebih. Idenya di sini ialah untuk tetap bertunangan.
Poin kunci lainnya ialah mempunyai kontrak untuk kegiatan yang di-outsourcing-kan. Dengan mempunyai perjanjian yang mengikat secara hukum, vendor lebih mungkin mengerjakan pekerjaan laksana yang ditentukan. Kontrak mesti merangkum bagaimana evolusi ditangani, proses transfer produk atau layanan untuk pelanggan, dan struktur pembayaran yang disepakati. Sementara kontrak bisa melonjak ongkos menjalankan proyek, mereka melayani destinasi meyakinkan semua pihak mengisi kewajibannya masing-masing.
EmoticonEmoticon